Was Gründer über Buchführung wissen sollten

Bilanz oder doch die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Viele Existenzgründer wissen am Anfang nicht, was für sie sinnvoller ist. Die Buchhaltung ist aber elementarer organisatorischer Baustein zur Steuerung des eigenen Unternehmens. Wiwo.de gibt ihnen einen groben Überblick und Tipps zum Thema Buchführung.

Inmitten von Hochhäusern, Großstadtlärm und dem alltäglichen Arbeitsstress lädt der Frankfurter Palmgarten mit seiner exotischen Pflanzensammlung zum Erholen und Abschalten ein. Zwischen Palmen, Orchideen, Kakteen, Dahlien und Rosen sucht Doris Schüßler häufiger nach kreativen Lösungen, ist doch diese grüne Oase direkt vor ihrer Bürotür gelegen. Sie betreibt eine eigene Beratungsfirma, die „Doris Schüßler Consulting“.

Die Finanzfachfrau unterstützt mit ihren fünf Mitarbeitern Unternehmen dabei, ihre nationalen und internationalen Verwaltungstätigkeiten besser zu organisieren. „Ich war immer auf der Suche nach neuen Herausforderungen“, sagt die Unternehmerin. „Nachdem ich viele Erfahrungen in den verschiedensten Einsatzbereichen gesammelt hatte, wollte ich meine Zeit und meine Energie nicht mehr in die Projekte Dritter investieren.“

Seit zehn Jahren gibt es ihr Unternehmen bereits in Frankfurt. Als Finanzfachfrau setzte Schüßler dabei von Anfang an auf eine gründliche und sorgfältige Buchhaltung, „das ist auch ein Stück weit der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens“, erklärt sie.

Bilanz und Einnahmen-Überschuss-Rechnung

In der Buchhaltung werden alle Geschäftsvorgänge des Unternehmens aufgezeichnet – von Zahlungsein- und Ausgängen bis hin zu Bestellung von Maschinen oder Rückstellungen für Abfertigungen von Mitarbeitern. Außerdem ermöglicht sie jederzeit einen Überblick über die Vermögenslage und den Schuldenstand des Unternehmens. Am Ende des Geschäftsjahres wird aus den Aufzeichnungen je nach Anforderung eine Bilanz oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt. Die Buchhaltung ist nach Handels- und Steuerrecht gesetzlich vorgeschrieben und sollte deshalb sorgfältig von Beginn der Betriebsgründung an getätigt werden.

„Die Anforderungen an die Buchführung sind unterschiedliche und richten sich nach der ausgeübten Tätigkeit“, skizziert Andreas Dinkelbach, Professor für betriebswirtschaftliche Steuerlehre und Rechnungslegung an der Hochschule Fresenius in Köln. Konkret gilt:

  • Buchführung/Bilanz: Gewerbetreibende mit in kaufmännischer Weise eingerichtetem Betrieb und Kapitalgesellschaften sind grundsätzlich buchführungs- und bilanzierungspflichtig. Ausnahme: Gewerbebetriebe, deren Umsatz im Jahr 500.000 Euro und deren Gewinn 50.000 Euro im Jahr nicht überschreiten, sowie Freiberufler wie etwa Schriftsteller, Architekten und Ärzte. „Dies ist jährlich zu überprüfen“, sagt Dinkelbach. Mit dem Leistungs- und Rechnungsdatum wird jeder Vorgang doppelt auf zwei Konten gebucht.. Zum Leistungs-/Rechnungsdatum im Soll unter „Kundenforderung“ und im Haben unter „Umsatz“, am Tag der Bezahlung im Haben unter „Kundenforderung“ und im Soll unter „Bank“ oder „Kasse“. Somit werden alle Änderungen des Vermögens und der Schulden unabhängig von der Bezahlung gebucht. Am Ende des Jahres werden alle Konten abgeschlossen und deren Schlussbestände auf die entsprechenden Oberkonten gebucht. Diese werden schließlich in der Schlussbilanz zusammengeführt. Anhand der Bilanz lässt sich die Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens einschätzen. Auch die Konkurrenz hat in die Unternehmensbilanz Einblick, da diese im Unternehmensregister veröffentlicht werden muss. Der Gewinn oder Verlust des Unternehmens wird mit der Eröffnungs-, Schlussbilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt.

  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Unternehmer unterhalb der Umsatz- und Gewinngrenze sowie Freiberufler ergeht es mit der Buchhaltung einfacher. „Insgesamt ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung die einfachere, weil weniger aufwändige Alternative“, erklärt Dinkelbach. Die Gründer zeichnen alle Zahlungseingänge und -ausgänge am Tag der Zahlung auf. Am Jahresende werden dann zur Gewinnermittlung einfach die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen, die so genannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt.
    Die EÜR interessiert sich nur für die reinen Geldbewegungen interessiert. Einnahmen werden immer erst dann aufzeichnet und versteuert, wenn das Geld fließt. Deshalb sind in ihr bestehende Schulden oder auch ausstehende Rechnungen nicht aufgelistet. Somit hat der Unternehmer nur die Information über Gewinn oder Verlust und nicht genau den Überblick wie viel Geld im Umlauf ist oder welche Schulden bei Anfertigung der EÜR eigentlich bestehen.

Betriebswirtschaftliche Auswertung

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) für einen Überblick über die Kosten-, Umsatz und Gewinnsituation des Unternehmens. Sie stellt Aufwendungen und Erlöse gegenüber, im Idealfall jeden Monat. Hier sieht der Unternehmer, wie viel Geldmittel im zur Verfügung stellen. Und auch der Umsatz wird dargestellt. Wichtig ist die BWA, um festzustellen, welche Kosten sich verändern. Der Gründer kann Entwicklungen gut mit dem Vormonat vergleichen.

Natürlich lässt sich neben dem Umsatz auch der Gewinn ablesen. Dieser ist sehr wichtig, denn Gewinn bedeutet zum einen die Deckung aller Betriebskosten, der Investitionen sowie der betrieblichen Steuern und zum anderen ausreichend Geld für den eigenen Lebensunterhalt.

„Mag ein Gewinn dabei auf den ersten Blick ausreichend erscheinen, muss der Unternehmer jedoch berücksichtigen, dass in ihm auch sein Gehalt vergütet wird, das heißt. er mindestens soviel Gewinn erzielen muss, wie er alternativ etwa in einer Festanstellung – bei deutlich geringerem Risiko – verdienen kann“, warnt aber Dinkelbach.

Doris Schüßler vergaß einmal eine Ausgangsrechnung einzubuchen und musste so länger auf ihr Geld warten, da die Mahnung nicht rechtzeitig erstellt werden konnte. Umgekehrt übersah sie auch schon einmal eine zu bezahlende Rechnung. Um die nachzuvollziehen, musste Schüßler die Buchhaltungsordner durchsuchen. „Das kostet Zeit“, sagt sie. „Alles in allem waren die Fehler zu heilen. Es kostete zwar Lehrgeld. Doch es hat zur Besserung meiner Verhaltensweisen entscheidend beigetragen.“

Generell stellen die unterschiedlichen Buchungssätze Existenzgründer am Anfang vor große Probleme. „Gründer sollten die Buchhaltung nicht komplett alleine machen“, rät so auch Experte Dinkelbach. „Vieles ist unbekannt für den Gründer und das führt einfach zu Fehlern, die sich etwa steuerlich nachteilig auswirken können und sich im Nachhinein nicht beheben lassen.“

Rabatte für Existenzgründer gibt es beim Steuerberater leider nicht, denn die Preise sind in der Steuerberatergebührenverordnung (StBGebV) geregelt. Jedoch: „Der Gründer sollte indes nicht den Buchhalter oder Steuerberater erst noch die Belege sortieren lassen“, sagt auch Dinkelbach. „Das ist zu teuer.“ Prinzipiell sollte sich das Geld für den Steuerberater immer über zusätzlichen Umsatz rentieren.

Doris Schüßler ist selbst Expertin für Steuern und Buchhaltung, natürlich macht sie deshalb alles selbst: “ So sparen wir Kosten und ich bewahren den finanziellen Überblick in eigener Sache.“ Aber: „Natürlich kooperieren wir zusätzlich mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern in eigener Sache und für unsere Kunden, damit Buchführung, Jahresabschluss und Steuererklärungen entsprechend festgestellt und bestätigt werden.“

Für diesen Monat ist die Buchführung größtenteils erledigt. Mit ihren monatlichen Auswertungen auf dem Laptop tritt Schüßler einen Schritt vor die Bürotür, direkt in die grüne Oase aus Palmen, Orchideen und Rosen. Sie studiert dann die Kontendeckung, die Entwicklung der Einnahmen und Ausgaben und überlegt, wo ihre weiteren Ziele liegen und welche Kundenlösungen noch zu optimieren sind. Inmitten der Blumen findet sie dann auch kreative und gute Lösungen für ihr eigenes Unternehmen und für ihre Kunden.

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Für WirtschaftsWoche.de hat Jörg Stroisch im Redaktionsdienst gearbeitet – und verfasst verschiedene Wirtschaftsartikel.